Регламентирует данный вопрос Инструкция о порядке
ведения трудовых книжек, утвержденная Постановлением Министерства труда и
социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 №40. В частности, пункт 69
этой инструкции предусматривает, что основанием для внесения записей о периодах
предыдущей работы при заполнении дубликата трудовой книжки является информация
прежних нанимателей, при этом информация о трудовой деятельности работника за
период, начиная с 1 января 2003 года, подтверждается информацией, содержащейся
в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица, открытом для ведения
индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного
социального страхования.
Система персонифицированного учета — это
централизованная база данных, в которой аккумулируется информация о каждом
застрахованном лице. В нее поступают сведения о периодах работы и иной
деятельности, о работодателях, о сумме выплат (дохода), учитываемых при
назначении пенсий, пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и
родам, обязательных страховых взносах. Именно эта электронная база стала
надежной альтернативой бумажным справкам.
Причем с недавнего времени указанные сведения стали
максимально полными, т.к., начиная с 1 июля 2021 года, в соответствии с
изменениями в законодательстве, работодатели обязаны представлять в ФСЗН не
просто общие сведения о стаже, а детализированную информацию по каждому
работнику. Это кардинально изменило ситуацию. С этого времени в базу данных
персонифицированного учета помимо периодов работы (приема и увольнения) стали
передаваться:
- точное наименование должности служащего (профессии
рабочего);
- сведения о структурном подразделении (если оно
указано в трудовом договоре);
- реквизиты приказов (распоряжений) о приеме на
работу, переводах и увольнении.
Таким образом, для периодов работы после 1 июля 2021
года информация о трудовой деятельности, содержащейся в индивидуальном лицевом
счете застрахованного лица, открытом для ведения персонифицированного учета,
становится практически полным цифровым аналогом трудовой книжки и позволяет
восстановить дубликат с точностью до каждой записи без обращения к
работодателю.
Действия работника при утрате трудовой книжки:
1) Обращение к последнему работодателю. В случае
утраты трудовой книжки самим работником ему необходимо обратиться к нанимателю
(если работник уволен, то к нанимателю по последнему месту работы в течение
шести месяцев после увольнения) с письменным заявлением о выдаче дубликата
трудовой книжки с указанием причины отсутствия трудовой книжки.
Если трудовая книжка была утрачена по вине нанимателя,
то он принимает меры для получения документов, подтверждающих периоды работы,
службы, предшествующие приему на работу к данному нанимателю.
В случае
если уволенный работник потерял трудовую книжку по истечении шести месяцев
после увольнения, тогда наниматель выдает работнику не дубликат трудовой
книжки, а справку о периоде работы, службы работника, которая является
основанием для выдачи дубликата трудовой книжки по новому месту работы.
В случае
ликвидации нанимателя по последнему месту работы работника дубликат трудовой
книжки выдается нанимателем по новому месту работы независимо от срока,
прошедшего с даты увольнения при наличии подтвержденных сведений о ликвидации.
2) Запрос в ФСЗН. До оформления дубликата трудовой
книжки работодатель должен предварительно сделать запрос в ФСЗН и получить
информацию о трудовой деятельности работника, т. е. обо всех местах его работы
за период, начиная с 01.01.2003.
Данную информацию наниматель может получить и
посредством информационного ресурса "Личный кабинет плательщика
взносов", размещенного на корпоративном портале ФСЗН.
3) Заполнение дубликата. На основании полученной
информации из ФСЗН о трудовой деятельности работника кадровая служба заполняет
дубликат трудовой книжки:
- за периоды до июля 2021 года вносятся записи о
периодах работы, службы только после формирования запросов к прежним
нанимателям о получении детальной информации, необходимой для заполнения
сведений о работе, которая представляется ими не позднее пяти календарных дней
со дня получения запроса;
- за периоды после 1 июля 2021 года переносятся все
записи из информации ФСЗН в полном объеме, включая наименование должности
служащего, профессии рабочего, структурного подразделения и реквизиты приказов,
поэтому истребовать документы от
предыдущих нанимателей нет необходимости.
Явными преимуществами нового подхода при
восстановлении дубликата трудовой книжки являются:
- скорость и эффективность, т.к. отпадает
необходимость собирать справки с предыдущих мест работы,
- полнота и достоверность сведений. Для периода
трудовой деятельности работника с 1 июля 2021 года информация ФСЗН является
исчерпывающей и позволяет восстановить дубликат со 100 % точностью,
- простота для гражданина. Запрос сведений
перекладывается с работника на нанимателя и ФСЗН.
Внедрение с 1 июля 2021 года системы детального учета
информации о трудовой деятельности — это шаг вперед и яркий пример того, как
цифровизация государственных услуг реально помогает гражданам в осуществлении
их конституционных прав.
Сегодня можно быть уверенным, что профессиональный
путь работника не только зафиксирован, но и детально задокументирован в
государственной информационной системе ФСЗН.